浅谈企业档案信息化建设

在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。加快企业档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案系统整体功能的基础和手段。档案信息系统是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，所以协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。所谓档案信息化，就是在国家档案管理部门的统一规划和组织下，根据企业的实际情况在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业档案信息化可以从以下几个方面着手：实现档案信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案信息高度共享；引发档案管理模式的变革。



一、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、加强档案信息化管理的措施
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。